1、目的
為了供應(yīng)商管理嚴(yán)格按照原則和制度進(jìn)行,及時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià),激勵(lì)供應(yīng)商提高供貨質(zhì)量,定期與供應(yīng)商進(jìn)行互訪和維護(hù),保持良好的供應(yīng)關(guān)系,保證本公司采購(gòu)工作的順利進(jìn)行,特制定本制度。
2、范圍
凡本公司有關(guān)供應(yīng)商管理的各類(lèi)事項(xiàng),除另有規(guī)定外,均依照本制度進(jìn)行處理。
3、管理職責(zé)
本公司供應(yīng)商管理工作由采購(gòu)部負(fù)責(zé),生產(chǎn)部、質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)予以配合。
4、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)程序與原則
4.1供應(yīng)商開(kāi)發(fā)需嚴(yán)格按照下列程序進(jìn)行,以保證本公司尋找到合適的潛在供應(yīng)源。
供應(yīng)商開(kāi)發(fā)程序?yàn)?供應(yīng)商信息收集、“供應(yīng)商基本資料表”填寫(xiě)、供應(yīng)商接洽、供應(yīng)商問(wèn)卷調(diào)查、樣品鑒定、提出供應(yīng)商調(diào)查申請(qǐng)。
4.2 供應(yīng)商開(kāi)發(fā)的基本原則是“Q.C.D.S” 原則,也就是質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重的原則。
5、供應(yīng)商調(diào)查原則和管理制度
5.1由采購(gòu)部牽頭組成供應(yīng)商調(diào)查小組,分別對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)管理等做出評(píng)核,選出合格供應(yīng)商。
5.2供應(yīng)商調(diào)查必須堅(jiān)持公平、公正的原則,以免本公司的利益受到損害。
6、供應(yīng)商考核與監(jiān)督原則
6.1與供應(yīng)商簽訂合約之后,應(yīng)當(dāng)定期、不定期地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。
6.2供應(yīng)商考核結(jié)果將用于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí),以根據(jù)等級(jí)對(duì)供應(yīng)商實(shí)施不同的管理,幫助落后供應(yīng)商進(jìn)行改進(jìn),激勵(lì)供應(yīng)商提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)。
6.3 定期或不定期地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià),對(duì)不合格供應(yīng)商應(yīng)解除供應(yīng)合作協(xié)議,對(duì)合格供應(yīng)商應(yīng)要求其增加供應(yīng)。
7、供應(yīng)商關(guān)系管理原則
采購(gòu)部必須與供應(yīng)商保持一定頻率的互訪,尋求與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略關(guān)系,保證本公司的戰(zhàn)略供應(yīng)。
8、考核對(duì)象
凡列入本公司“合格供應(yīng)商名單” 的所有供應(yīng)商均為本公司供應(yīng)商監(jiān)督與考核的對(duì)象。
9、考核項(xiàng)目
采購(gòu)部應(yīng)定期或不定期對(duì)合格供應(yīng)商就品質(zhì)、交貨日期、價(jià)格、服務(wù)等項(xiàng)目做出評(píng)價(jià)。
10、考核頻率
10.1采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)負(fù)責(zé)每月對(duì)關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商考核一次,每季度對(duì)普通材料的供應(yīng)商考核一次。
10.2采購(gòu)專(zhuān)員負(fù)責(zé)每半年對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行一次總評(píng),列出各個(gè)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)等級(jí),并依照規(guī)定實(shí)施獎(jiǎng)懲。
10.3采購(gòu)主管負(fù)責(zé)每年對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)查。復(fù)查流程和對(duì)供應(yīng)商初評(píng)相同。
10.4如果供應(yīng)商出現(xiàn)重大品質(zhì)、交貨日期、價(jià)格、服務(wù)等問(wèn)題時(shí),企業(yè)可以隨時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)查。
11、考核標(biāo)準(zhǔn)
采購(gòu)部在進(jìn)行供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)時(shí),應(yīng)綜合考慮以下六方面的標(biāo)準(zhǔn),擇優(yōu)選取。
11.1是否有合法的經(jīng)營(yíng)許可證,是否具備必要的資金能力。
11.2 是否按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量保證體系,且通過(guò)質(zhì)量管理認(rèn)證。
11.3生產(chǎn)管理水平是否先進(jìn),能否進(jìn)行彈性供貨。
11.4是否具備足夠的生產(chǎn)能力,是否能夠滿足本公司的連續(xù)需求以及進(jìn)一步擴(kuò)大生產(chǎn)的需要。
11.5是否有具體的售后服務(wù)措施,并且令人滿意。
11.6之前所供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量是否符合本公司的要求。
12、考核方法
12.1主觀法。主觀法根據(jù)個(gè)人印象和經(jīng)驗(yàn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià), 評(píng)價(jià)的依據(jù)比較籠統(tǒng),適合采購(gòu)人員在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初評(píng)時(shí)使用。
12.2 客觀法?陀^法是指依據(jù)事先制定的標(biāo)準(zhǔn)或者準(zhǔn)則對(duì)供應(yīng)商情況進(jìn)行量化考核、審定,包括調(diào)查表法、現(xiàn)場(chǎng)打分評(píng)比、供應(yīng)商表現(xiàn)考評(píng)、供應(yīng)商綜合審核以及總體成本法等。
13、考核制度
公司對(duì)供應(yīng)商實(shí)行評(píng)分分級(jí)的考核制度。供應(yīng)商考核項(xiàng)目包括質(zhì)量、交貨期、服務(wù)、價(jià)格水平等。
14、考核結(jié)果處理
14.1考核標(biāo)準(zhǔn)和考核結(jié)果應(yīng)由采購(gòu)專(zhuān)員以書(shū)面形式通知供應(yīng)商。考核評(píng)分以及相應(yīng)級(jí)別處理如下表所示。
供應(yīng)商考核結(jié)果處理表
級(jí)別 |
分值 |
獎(jiǎng)懲情況表 |
A類(lèi) |
90分以上 |
酌情增加采購(gòu),優(yōu)先采購(gòu),特殊情況下可辦理免檢,貨款優(yōu)先支付。 |
B類(lèi) |
80-89分 |
要求其對(duì)不足部分進(jìn)行整改并將結(jié)果以書(shū)面形式提交,對(duì)其采購(gòu)策略維持不變。 |
C類(lèi) |
70-79分 |
對(duì)其減少采購(gòu)量,并要求其對(duì)不足部分進(jìn)行整改、將整改結(jié)果以書(shū)面形式提交,采購(gòu)部對(duì)其糾正措施和結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)后決定是否繼續(xù)正常采購(gòu)。 |
D類(lèi) |
69分以下 |
從“合格供應(yīng)商名單”中刪除,與其終止采購(gòu)供應(yīng)關(guān)系。 |
14.2企業(yè)應(yīng)對(duì)評(píng)價(jià)考核為B級(jí)和C級(jí)的供應(yīng)商進(jìn)行必要的輔導(dǎo)。D 級(jí)供應(yīng)商如果想重新向本公司供貨,應(yīng)重新按照新供應(yīng)商選擇的流程接受調(diào)查評(píng)核或者參加本公司招標(biāo)。
15、交期監(jiān)督
采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行交貨期監(jiān)督,要求其準(zhǔn)時(shí)交貨,同時(shí)記錄由供應(yīng)商原因引起的分批發(fā)運(yùn)而造成的超額費(fèi)用。
16、質(zhì)量監(jiān)督
16.1 采購(gòu)部應(yīng)對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督,由質(zhì)量部和采購(gòu)部記錄合格供應(yīng)商的供貨質(zhì)量情況,出現(xiàn)不合格產(chǎn)品時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商提出警告,連續(xù)兩批產(chǎn)品均不合格的應(yīng)暫停采購(gòu)。
16.2責(zé)令不合格供應(yīng)商查明原因并提高產(chǎn)品質(zhì)量,如果有所改進(jìn),再另行決定是否繼續(xù)采購(gòu)。如果供應(yīng)商不能在限期內(nèi)提高產(chǎn)品質(zhì)量,則由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)之后,與其終止合作。
17、終止合作
17.1對(duì)于即將終止合作的供應(yīng)商,應(yīng)由采購(gòu)專(zhuān)員書(shū)面通知供應(yīng)商,在供應(yīng)商理解解除供應(yīng)關(guān)系的基礎(chǔ)上,和供應(yīng)商明確公平的解約方案,以便將雙方損失降到最低。
17.2解除合作關(guān)系時(shí),應(yīng)明確雙方的責(zé)任和合理的時(shí)間安排。雙方的責(zé)任包括對(duì)已經(jīng)發(fā)生費(fèi)用的結(jié)算、對(duì)合約中的保密條款的遵守等。
18、互訪制度
采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)對(duì)其負(fù)責(zé)的供應(yīng)商進(jìn)行維護(hù),經(jīng)常和供應(yīng)商進(jìn)行互訪和檢查,以便增強(qiáng)交流合作和掌握最新的市場(chǎng)信息和產(chǎn)品發(fā)展趨勢(shì)。
19、互訪頻率
采購(gòu)專(zhuān)員對(duì)銷(xiāo)售規(guī)模較大的A 級(jí)供應(yīng)商必須保證3次/月的互訪,對(duì)B級(jí)供應(yīng)商保證2次/月的互訪,對(duì)C級(jí)供應(yīng)商保證1次/月的互訪。
互訪中應(yīng)當(dāng)溝通雙方合作狀況、出現(xiàn)問(wèn)題的解決方案、各自企業(yè)信息及下一步的合作計(jì)劃。
20、互訪形式以及要求
20.1電話互訪,限于日常性事務(wù)溝通。
20.2上門(mén)拜訪,限于專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)及重點(diǎn)問(wèn)題。
20.3大型商務(wù)會(huì)晤,限于整體策略性、方向性、規(guī)模性的洽談。
21、互訪標(biāo)準(zhǔn)
采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商進(jìn)行互訪時(shí)應(yīng)遵循下圖所示的七條標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。
21.1采購(gòu)專(zhuān)員外出拜訪供應(yīng)商必須經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理級(jí)別以上人員同意。
21.2采購(gòu)部經(jīng)理、采購(gòu)主管需要指導(dǎo)采購(gòu)專(zhuān)員拜訪供應(yīng)商,并定期參加商務(wù)會(huì)談。
21.3確保與供應(yīng)商進(jìn)行信息溝通,包括產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息、銷(xiāo)售信息等。
21.4遵守公司各項(xiàng)規(guī)定,堅(jiān)持原則,做好保密工作。
21.5注意外出拜訪時(shí)的個(gè)人著裝。
21.6高級(jí)客人來(lái)訪時(shí),采購(gòu)部人員應(yīng)做好接待工作,注意維護(hù)公司形象,檢查桌牌、資料、幻燈片及禮品等是否布置到位。
21.7采購(gòu)人員與供應(yīng)商進(jìn)行正式商務(wù)談判必須填寫(xiě)備忘錄并建立檔案。
22、其他形式的供應(yīng)商維護(hù)
22.1 公司采購(gòu)、研發(fā)、生產(chǎn)、技術(shù)部門(mén)可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn),但應(yīng)注意保護(hù)公司產(chǎn)品核心或關(guān)鍵技術(shù)不擴(kuò)散、不外泄。
22.2公司可以對(duì)重要的、有發(fā)展?jié)摿Φ摹⒎瞎就顿Y方針的供應(yīng)商投資入股,建立與供應(yīng)商的產(chǎn)權(quán)關(guān)系。
23、建立供應(yīng)商檔案
為了便于管理,企業(yè)必須對(duì)所有供應(yīng)商建立資料檔案。采購(gòu)部應(yīng)有專(zhuān)人管理供應(yīng)商的檔案資料。供應(yīng)商檔案資料主要包括下圖所列的九個(gè)方面。
1.供應(yīng)商調(diào)查表
2.供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格登記表
3.供應(yīng)商企業(yè)資料
4.供應(yīng)商采購(gòu)合同
5.供應(yīng)商洽談登記表
6.供應(yīng)商顧客投訴登記表
7.供應(yīng)商顧客服務(wù)登記表
8.供應(yīng)商銷(xiāo)售業(yè)績(jī)分析表
9.優(yōu)秀供應(yīng)商綜合評(píng)估表
24、收集供應(yīng)商資料
24.1采購(gòu)合同簽訂后,一般應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)由采購(gòu)專(zhuān)員將該供應(yīng)商的材料進(jìn)行收集整理。
24.2因故不能按期整理的,應(yīng)由責(zé)任人做出書(shū)面說(shuō)明,由采購(gòu)主管定期催辦。
24.3整理的檔案應(yīng)包括涉及該供應(yīng)商的全部文件材料和記錄。采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控系統(tǒng)錄制的音像資料也應(yīng)作為輔助檔案資料保存。
24.4公司采購(gòu)檔案不符合要求的,責(zé)任采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)盡快補(bǔ)齊相應(yīng)材料,保證檔案的完整、真實(shí)、有效。
25、變更供應(yīng)商檔案
如果供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)狀況發(fā)生重大變化或者供應(yīng)商發(fā)生重要擔(dān)保、重大合同糾紛或訴訟以及信用等級(jí)和資質(zhì)變化等可能影響履約能力的重大事項(xiàng),責(zé)任采購(gòu)專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)要求其向采購(gòu)部提供書(shū)面報(bào)告,并及時(shí)更新供應(yīng)商檔案資料。
26、查閱供應(yīng)商檔案
相關(guān)人員在調(diào)閱供應(yīng)商檔案時(shí),應(yīng)先向采購(gòu)部負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng),得到批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱。查閱完畢后應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還供應(yīng)商檔案。